چگونگي ارزيابي نرم افزارهاي نگهداري و تعميرات CMMS :

امروزه با پيشرفت تكنولوژي و به دنبال آن توسعه اطلاعات نياز مبرم سازمانها و صنايع به مكانيزه شدن سيستمهاي اطلاعاتي روز به روز بيشتر خواهد شد . در اين ميان جهت مكانيزه نمودن سيستمهاي اطلاعاتي ، بايستي برنامه هاي كامپيوتري ، به طور سيستماتيك طراحي ، ساخت و پياده سازي گردد . يكي از مهمترين پارامترها در تعيين تناسب و و سازگار بودن نرم افزار توليد شده در سازمان و يا تهيه شده از تامين كنندگان نرم افزار براي يك سامانه اطلاعاتي كه در اينجا سامانه نگهداري و تعميرات مد نظر مي باشد ، شناسايي نيازمندي هاي اطلاعاتي سامانه مورد نظر و انطباق آن با نرم افزارهاي موجود جهت بررسي چگونگي تامين نيازمنديهاي شناسايي شده با امكانات نرم افزار مي باشد .

در يك نگاه كلي مجموعه اطلاعاتي كه بايستي توسط نرم افزار نگهداري و تعميرات ارائه شود به دو دسته " اطلاعات اصلي يا پايه " و " اطلاعات عملياتي " تقسيم بندي مي گردند .

اطلاعات پايه در واقع ساختار يك سيستم اطلاعاتي را تشكيل داده كه بر مبناي آن اطلاعات عملياتي شكل مي گيرند . اطلاعات اصلي و پايه براي يك فرايند كاري يك بار جمع اوري گشته و طبقه بندي مي گردند ولي اطلاعات عملياتي در طول زمان جمع آوري گشته و مورد تحليل قرار مي گيرند كه بر مبناي اين اطلاعات كارشناسان نت و مسئولين خدمات فني و IT در مراكز صنعتي مي توانند نرم افزارهاي ارائه شده از شركتهاي مختلف را مورد ارزيابي و تحليل قرار دهند .

در قسمت اطلاعات اصلي و پايه مي توان به موارد ذيل اشاره نمود :

1-      قسمت تعيين بودجه : قابليت تعريف بودجه براي هر ماه كاري .

2-     تعريف كارگاهها : قابليت تقسيم بندي كارگاهها و تشكيل ساختار تعميراتي سازمان .

3-   تعريف كدهاي مختلف : قابليت كدگذاري براي قسمتهاي مختلف اعم از رده هاي تعميراتي ، دلايل خرابي ، مراكز هزينه ، مشخصات فني تجهيزات و ...

4-     قسمت فعاليتهاي مختلف تعميراتي : قابليت تعريف فعاليتهاي مختلف EM , PM به همراه چك ليستهاي مربوطه.

5-     قسمت مستندات فني : قابليت درج مستندات فني تجهيزات .

6-    كارت فعاليتهاي تعميراتي : قابليت تعريف و درج اطلاعات كامل ( دوره هاي بازديد ، موادو قطعات ، ابزارآلات ، نيروي انساني و ... ) مربوط به تعميرات PM و EM .

7-     قسمت تجهيزات : قابليت درج كليه تجهيزات سازمان به همراه مشخصات فني موجود و تخصيص فعاليتهاي تعميراتي پيشگيرانه به آنها .

8-   ليست افراد و تامين كنندگان بيروني : قابليت تخصيص كليه پرسنل سازمان همراه با هزينه هاي نفر ساعت صرف شده در سفارشات كار اعم از فعاليتهاي سرويس و نگهداري ، فعاليتهاي تعميراتي و ... جهت آناليز هزينه و همچنين پيمانكاران بيروني با شمخصات مربوطه .

9-    قسمت كنترل موجودي : قابليت ثبت اطلاعات مصرف قطعات مربوط به سفارش كار كه شامل درخواست تعمير ، نگهداري پيشگيرانه و ... جهت تعيين قطعات يدكي پرمصرف و آناليز هزينه .

براي قسمت اطلاعات عملياتي نيز مي توان به موارد ذيل اشاره نمود :

1-    نگهداري پيشگيرانه (PM): قابليت ارائه و توليد فعاليتهاي سرويس و نگهداري روزانه ، هفتگي و ... به طور خودكار و سپس ثبت سوابق فعاليتها اعم از ميزان نفر ساعت ،‌ قطعات مصرف شده و تاريخ انجام فعاليتها جهت رديابي عملكرد فعاليتهاي سرويس و نگهداري همچنين زمان بندي فعاليتهاي پيشگيرانه به صورت متوازن در طول زمان و نمايش خودكار فعاليتهاي معوقه جهت برنامه ريزي .

2-    درخواست تعميرات : قابليت دريافت و ثبت درخواستهاي تعميراتي كه بصورت اضطراري صادر گرديده و برنامه ريزي و زمان بندي آنها و سپس ثبت انجام آنها به همراه نفرساعت مصرفي ، ابزارآلات ، مواد و قطعات مصرفي و ... و همچنين ثبت علل خرابي تجهيزات .

3-   ارزيابي و تحليل داده ها : نرم افزارها بايستي با اطلاعات حاصل از موارد ثبت شده و استفاده از فرمولهاي از قبل تعريف شده ، شاخصهاي عملكرد تجهيزات ( مانند متوسط زمان بين خرابيها به منظور استفاده براي تبديل نمودن فعاليتهاي EM به PM ) را محاسبه و در قالب گزارشهاي مختلف ارائه نمايد . اين شاخصها اطلاعات مفيدي در اختيار مديريت قرار داده تا با استفاده از آن بتواند تصميم گيري هايي از قبيل تعميرات اساسي (  Overhaul ) تجهيزات ، خريد ماشين آلات ،‌ تعويض قطعات و ... را در حداقل زمان و با حداكثر دقت اتخاذ نمايد .

پارامترهاي كيفي و جانبي نرم افزارها :

مطالب اين قسمت براي يك نرم افزار نت شايد لزومي نداشته باشد وليكن نرم افزارها همانند ساير سامانه ها هنگام انتخاب ، خريد و يا طراحي بايستي از نظر كيفي مورد بررسي قرار گيرند كه به تعدادي از اين پارامترها مي توان به شرح ذيل اشاره نمود :

1-      كاركرد نرم افزار بهتر است تحت شبكه باشد ( Server-Client ) كه فوايد آن عبارتند از :

-         ارسال درخواست تعميرات از دپارتمانهاي توليد به صورت Paperless به واحد برنامه ريزي نت .

-      يكپارچه سازي واحدهاي برنامه ريزي نت و تعميرات و برنامه ريزي توليد جهت هماهنگي در زمان بندي و برنامه ريزي فعاليتهاي سرويس و نگهداري .

-         يكپارچه سازي سيستم نت در كل سازمان باعث شده زمينه لازم جهت استقرار سيستم نگهداري بهره ور جامع TPM فراهم گردد .

2-    وجود لايه هاي حفاظتي جهت محدود نمودن دسترسي كاربران مختلف به اطلاعات تعميراتي سازمان از طريق عدم دسترسي مستقيم به پايگاه داده .

3-     به كارگيري پايگاه داده اي قوي جهت پردازش حجم وسيعي از داده ها در كوتاهترين زمان در زمان افزايش اطلاعات .

4-     وجود محيط كاربري ساده جهت استفاده و ورود اطلاعات توسط كاربران تعريف شده .

لازم به ذكر است به منظور استفاده مطلوب و بهره مندي كامل از استقرار سيستمهاي مكانيزه نت در سازمانها مي بايست فعاليتهايي انجام پذيرد به عبارت ديگر بايد قبل از پياده سازي سيستم مكانيزه نت اين گونه فعاليتها به صورت دستي انجام بپذيرد كه اهم آنها عبارتند از :

-      سرپرستان توليد درخواستهايشان را طبق رويه به واحد برنامه ريزي نت اعلام نموده تا فعاليتها براساس الويت بندي برنامه ريزي و جهت اجرا به واحد تعميرات ابلاغ گردد .

-         بايستي براي هر سفارش كار كه در هر روز صادر مي شود برنامه ريزي صورت پذيرد .

-         بايستي براي فعاليتهاي روزهاي آتي برنامه ريزي و زمان بندي انجام گيرد تا بتوان از كاركنان در دسترس استفاده كافي را برد .

-         مسئول نت بايستي هر روزه سفارشات كار را از نظر كيفيت و كامل بودن گزارش نوشته شده توسط پرسنل تعميرات و نگهداري بازرسي نمايد .

-      مسئولين مريوطه بايستي براي فعاليتهاي تعميراتي خاصه تعميرات اساسي(Overhaul) پيشرفت كارها را بررسي نموده و تصميماتي را جهت فعاليتهاي به تاخير افتاده اخذ نمايند .

-      در آخر هفته مسئول مربوطه مي بايست نتايج گزارشات كارهاي هفته پيش را بازنگري نموده و با استفاده از آن كارهاي هفته بعد را سازماندهي نمايد .

چند نکته در  برنامه ریزی تعمیرات اساسی( قسمت اول) :

-    برنامه ریزی بر اساس ماشین آلات انجام مي گردد. به این معنی که کلیه تعمیرات مورد نیاز یک دستگاه (مکانیکی – تاسیساتی – برق و ایزاردقیق) شناسایی و برنامه ریزی مي شود .

-   طی جلساتی مشترک با حضور سرپرستان واحدهای توليد ، تعمیرات و بازرسان فنی اولویت بندی و زمانبندی فعالیتهای تعمیراتی انجام مي گردد .

-   گروه های کاری شناسایی و فعالیتهای موازی و یا توالی کارها بر اساس گروه های اجرایی برنامه ریزی مي شود .

-   مواد و متریال مورد نیاز برآورد شده و پروسه خرید و تامین مي بايست پیش از اجرای کار پیگیری گردد .

-  برنامه را درگیر جزئیات نکنید.برای مثال یک فعالیت را می توان تعمیر الکتروموتور تعریف نمود و دیگر به جزییاتی نظیر دمونتاژ نمودن – انتفال به کارگاه برق و ... اشاره نکرد.

-    برای هر فعالیت تعمیر و یا سرویس ، در زمان تعمیرات اساسی دستورکار صادر مي گردد و دستورکار بايد پس از انجام به تایید بازرسی فنی و توليد به عنوان تحویل گیرنده کار برسد.

-   بر اساس ماهیت برنامه، حجم فعالیت ها و برنامه زمانبندی، در دوره زمانی مشخص درصد پیشرفت فعالیت ها مي بايست ثبت گردد و نمودارهای مقایسه ای تهیه و پروژه کنترل گردد.

مقدمات برنامه ریزی :

در ابتدای امر به یک نرم افزار کنترل پروژه نیاز داریم، مایکروسافت پروژکت و پریماورا می توانند انتخاب ما باشند.همخوانی کامل مایکروسافت پروژکت با سایر نرم افزارهای کاربردی مانند مجموعه مایکروسافت آفیس در کنار قابلیت های حرفه ای آن می تواند یک امتیاز باشد.

( در پروژه های کوچک با حجم کم فعالیتها و دوره ی زمانی کوتاه مدت، شما می توانید تمام امور پروژه را در محیطی مانند مایکروسافت اکسل طراحی و اجرا کنید)

تفاوت روشهاي برنامه ريزي در این قسمت از کار است ، برخی تنوع فعالیتها را مرجع برنامه ریزی قرار می دهند، برخی برنامه ریزی را بر اساس گروه های اجرایی انجام می دهند و برخی بر شاخصه ها و دوره های زمانی تاکید می کنند.

مشکلات فعاليتهاي گذشته

-  در دوره در سرويس بودن تجهيزات هیچگونه سیستم نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه وجود نداشت و تجهیزات اغلب پس از خرابی و از کار افتادگی تحت تعمیر قرار می گرفتند.تفکر حاکم بر واحد نت و برنامه ریزان نیز سازماندهی امور بعد از خرابی بود.

-    چنین تفکری وجود داشت که تعمیرات اساسی یعنی پیاده سازی و تعمیر کلیه تجهیزات و ماشین آلات کارخانه.در اصل تعمیرات اساسی به یک پروژه پیاده سازی و نصب و راه اندازی مجدد کارخانه بدل شده بود.

-   تنظيم شدن برنامه ریزی بر اساس گروه های کاری باعث مشكلاتي در موارد مشترک، شده بود.( برای مثال در برنامه گروه برق به تعمیر الکتروموتوری اشاره شده بود که پیش نیاز آن دمونتاژ آن توسط گروه مکانیک بود، درحالی که گروه مکانیک اعلام می کرد هنوز موعد کار بر روی الکتروموتور مذکور مطابق برنامه اش را نرسیده است.)

-    برنامه بسیار تئوری بود و آنچه در عمل رخ می داد بسیار متفاوت از برنامه بود.گرافها و گزارشها به مرور صوری و غیر واقعی شدند.

-   به دلیل حجم بالای فعالیتهای تعمیراتی، کیفیت کار گروه های اجرایی پایین آمده بود و زمان به اندازه کافی برای انجام با دقت امور، وجود نداشت.

-    به دلیل عدم انطباق فعالیتهای که انجام می شد با آنچه در برنامه صوري بود به مرور و در عمل گروه های کاری بدون توجه به برنامه ، گسیخته و خارج از کنترل فعالیتهایشان را انجام می دادند.

در ادامه به تغییراتی که در نظام برنامه ریزی در این خصوص به وجود آمد اشاره خواهد شد.

کنترل پروژه و تعمیرات اساسی

     مراقبت وضعیت و  بازرسی های ويژه پيش از آغاز تعمیرات اساسی یکی از اساسی ترین مبناهای برنامه ریزی تعمیرات اساسی می باشد. انجام بازرسی های PM در زمانی مشخص پیش از دوره تعمیرات اساسی و نیز تحلیل و آنالیز نتایج بازرسی های دوره ای نقش موثری در تعیین فعالیتهای مورد نیاز خواهد داشت.

نکات زیر در بهره گیری از مراقبت بر اساس وضعیت در هنگام برنامه ریزی تعمیرات اساسی وجود دارد

-    از برنامه ریزی فعالیتهای تعمیر بر روی تجهیزاتی که بر اساس نتایج بازرسی ها و آنالیزها نیازی به تعمیر ندارند، جلوگیری می نماید.

-   با تشخیص نوع عیب موجود در دستگاه (مثلا خرابی بلبرینگ یا الاین نبودن شفت و ...) تشخیص نوع فعالیت تعمیر و گروه کاری انجام دهنده کار و در نتیجه برنامه ریزی فعالیت تعمیر دقیق تر و آسان تر خواهد بود.

-   به دلیل مشخص بودن تجهیزات معیوب، میزان فعالیتهای غیر ضروری کاهش یافته و در نتیجه بهره گیری موثر تر از زمان با تمرکز بر فعالیتهای ضروری امکان پذیر می گردد.

-   با توجه به تمرکز بر فعالیتهای ضروری ، علاوه بر کاهش قابل ملاحظه هزینه های تعمیرات اساسی، تخصیص بودجه نیز موثر تر صورت خواهد گرفت. به این معنی که برای مثال تامین و تدارک قطعات و مواد ضروری به دلیل کاهش حجم کارهای غیر ضروری آسان تر می گردد.مدیریت امور پیمانکاران نیز منسجم تر صورت خواهد گرفت.

-   خسارات متداول در دوره تعمیرات اساسی خصوصا در ارتباط با تجهیزات حساس کاهش می یابد.( برای مثال باز و بسته نمودن یک کمپرسور بدون انجام هیچ گونه تعمیری جهت انجام بازرسی تجهیز خود باعث خسارت بوده و نیاز به تعویض برخی قطعات را ایجاب می کند در صورتی که با انجام بازرسی PM بدون نیاز به باز نمودن کمپرسور از معیوب بودن و یا سلامت تجهیز آگاه خواهیم شد.)

-     برنامه ریزی  فعالیتها، گروه های کاری ، برآورد مواد و متریال مورد نیاز دقیق تر صورت می گیرد.

براي استفاده بيشتر از تجهيزات و عدم توقف آنها مي بايست برنامه اي جهت جلوگيري از خرابيها و از كارافتادگيهاي ناگهاني آنها تنظيم نمود . ولي اين پياده سازي بايد با تغييرات بنيادي در سازمان همراه باشد كه اين تغيير در مرحله اول تغيير فرهنگ سازماني و يا ايجاد فرهنگ سازماني مناسب با سيستم جديد مي باشد .

طبق گفته داروين لازم نيست قوي يا بيشتر باهوش باشيم بلكه آنانيكه مي توانند خود را با محيط وفق دهند زنده مي مانند .

 براي پياده سازي سيستم نت در يك سازمان مسلما توجه به فرهنگ موجود در سازمان يكي از ضروريات است كه با توجه به مطالب فوق مسلما تغيير فرهنگ نت سنتي ، كه كاركنان سالها با آن كار كرده اند به نت سيستمي و مكانيزه كاري دشوار است كه تغيير فرهنگ جزء از طريق درگير شدن ،‌ تعهد و حمايت فعالانه تمامي اعضاي سازمان محقق نخواهد شد .

در ذيل گامهايي كه براي تغيير تدريجي فرهنگ يك سازمان لازم است به همراه مثال عملي كه اينجانب براي پياده سا زي سيستم نت در شركت نفت پاسارگاد انجام داده ام  بيان مي گردد.

گامهايي كه براي تغيير فرهنگ سازماني مي توان به آنها اشاره نمود به شرح ذيل مي باشد :

1-    بررسي وضع موجود و تشخيص فرهنگ موجود سازمان : در اين مرحله بايد وضع موجود كاملا بررسي شود به طوري كه مثلا فرايندهاي قبلي به يكباره نفي نشود .( در پاسارگاد نيز با توجه به اضافه شدن واحد برنامه ريزي نت در كارخانه ها مي بايست تغييراتي در فرايند گردش اطلاعاتي موجود ايجاد مي گرديد )

2-   تشخيص فرهنگ آتي و توافق براي آن : در اين گام كاملا بايد مشخص كرد كه به چه چيزي خواهيم رسيد و براي مديريت سازمان چشم انداز آينده را بطور دقيق روشن نمود كه سيستم جديد چه مزايايي براي آنها دارد و چه مشكلي را از آنها حل خواهد كرد . ( در اين مرحله نيز بعد از بررسي شركت پيشنهاد تغيير در فرم  "درخواست تعميرات " ( پرميت) را ارائه نمودم )

3-   مشخص كردن اقدامات راهبردي : اقدامات خاص ضروري براي ترويج سيستم مطلوب بايد معين شود . از كجا بايد شروع كرد ؟ چه عاملي ميتواند حامي تغيير سيستم جديد باشد؟ چه منابعي بايد فراهم گردد؟ كدام فرايندها و نظامهايي بايد دوباره طراحي گردند ؟

4-   اجراي آزمايشي تغييرات :  در اين گام به جهت اينكه به كاركنان اطمينان دهيم كه فرصت برطرف كردن اشكالاتي كه احتمالا وجود دارد براي آنان محيا مي باشد در يك دوره كوتاه تغييرات را در يك بخش و يا همه سازمان بصورت آزمايشي اجرا مي كنيم و در اين مرحله هرگونه اشكال را پيدا و برطرف خواهيم كرد . ( در اين قسمت بعد از تغييرات و اعمال نظرات مختلف در فرم پيشنهادي و پيمودن راه طولاني و سختي براي پياده سازي يك فرم جديد بعد از تاييد مديريت بصورت آزمايشي به مدت حدود 4 ماه فرم مزبور جايگزين گشت )

5-   اجراي تغييرات بصورت كامل : پس از پايان دوره آزمايشي در صورت تاييد مديران تغييرات را تمامي سطوح سازمان رسما اجرا خواهيم كرد .( پس از سپري شدن اين مدت نيز رسما فرم درخواست تعميرات در شركت و همه كارخانجات آن تغيير يافت كه خود  ايجاد تدريجي فرهنگي نو در سازمان را به همراه داشت  )

6-   نهادينه سازي : پس از پياده سازي تغييرات و ايجاد سيستم جديد مي بايست تا مدتي تغييرات بوجود آمده تحت نظر باشد و مرتبا با سركشي و كنترل از انحراف در تغييرات بوجود آمده جلوگيري كرد .

تغييرات فرهنگي معمولا با تشخيص فرهنگ موجود و سپس ارزيابي اهداف استراتژي آينده شروع مي شود . قدمهاي موفقيت آميز كوچك بر قدرت حركت مي افزايد و مقاومت را كاهش مي دهد ، زيرا افراد مقابله با تغييرات كوچك را ارزشمند نمي شمرند پس اگر در قدمهاي اول بخواهيم مسائل اصلي را تغيير دهيم چون افراد به وضع گذشته عادت دارند بسيار سخت است كه با اين تغييرات همراهي كنند .

لذا اولين قدم در پياده سازي سيستم مكانيزه نگهداري و تعميرات همان گونه كه به آن اشاره شد تغيير در فرهنگ سازمان است كه حتي با تغيير و يا ايجاد يك فرم جديد در فرايند گردش اطلاعات سازمان (‌كه مثال عملي آن نيز بيان شد ) مي توان  به تدريج اين فرهنگ مربوطه را اعمال نمود تا بتوان در قدمهاي بعدي وضعيت سازمان را بهبود بخشيد .